validación previa facturación electrónica

Validación previa de la facturación electrónica: ¡El nuevo requerimiento de la DIAN!

Luego de la fase inicial de implementación, la validación previa de la facturación electrónica es el cambio más importante en esta segunda fase. Es un cambio que ayuda a las personas naturales y empresas a evitar multas, corrigiendo con anterioridad los posibles errores que tengan las facturas emitidas. Si quieres conocer de qué se trata la validación previa y el tipo de información que debe incluir la factura para ser válida, no puedes dejar de leer.

 

¿Qué es la validación previa de la facturación electrónica?

 

La validación previa es la forma en que la DIAN acepta o rechaza tu factura, en caso de no cumplir con los requisitos de información que exige. La gran ventaja de este sistema es que permite a las empresas corregir las facturas rechazadas con el fin de evitar sanciones y multas.

 

Pero ¿qué verifica la DIAN para conocer si una factura es válida o no? Las facturas se envían a la autoridad fiscal como archivos XML encriptados y, a través del reconocimiento de los campos de ese archivo, se valida o no la factura. No obstante, para hacer más eficiente este proceso, la DIAN precisó la información que debe incluir la factura para ser aceptada.

 

¿Qué tipo de información debe incluir la factura?

 

La siguiente es la lista de información que debe incluir todas las facturas electrónicas para ser válidas ante la DIAN:

 

– Debe especificar expresamente como Factura Electrónica de Venta.

 

– Apellido y nombre, o razón social, y NIT del vendedor o del prestador del servicio.

 

– Apellido y nombre, o razón social, y NIT del adquiriente de los bienes o servicios. Si el comprador es una persona natural y no cuenta con RUT, se debe incluir el tipo y número de documento de identidad.

 

– Numeración consecutiva autorizada por la DIAN.

 

– Fecha y hora de generación y validación.

 

– Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados. Se deberán utilizar códigos que permitan la identificación y relación de los mismos.

 

– Valor total de la operación.

 

– Forma de pago. Debe indicar si es de contado o crédito. Si es crédito, especificar el plazo para efectuar el pago.

 

– Medio de pago: Tarjeta de crédito o débito, transferencia electrónica, efectivo, consignación o cualquier otro.

 

– Calidad del retenedor del IVA.

 

– Discriminación del impuesto nacional al consumo – INC – e IVA con sus respectivas tarifas.

 

– Firma del facturador electrónico, de acuerdo con la política de firma establecida por la DIAN al momento de la generación de la factura.

 

– Documento electrónico de validación firmado por la DIAN, de acuerdo con la política de firma vigente en el momento de la validación.

 

– Código Único de Facturación Electrónica, CUFE.

 

Para las operaciones de intermediación a cargo de agencias de viajes, las facturas electrónicas expedidas a las empresas transportadoras deben incluir el tiempo durante el cual se realizaron las operaciones, el valor individual y el total de estas, además del monto de las comisiones causadas y el IVA correspondiente al servicio de intermediación.

 

¿Existen multas por emitir facturas electrónicas sin cumplir los requisitos?

 

Sí, y por eso es tan importante asegurarte que estás cumpliendo con los requerimientos de información que debe llevar la factura electrónica. En caso de emitir facturas que no estén acorde a los lineamientos, serás multado por el 1% del valor total de las operaciones facturadas, sin exceder un máximo de 950 UVT, aproximadamente $32 millones en la actualidad. Además, la sanción más grave será para los reincidentes, ya que se enfrentarán al cierre de su negocio.

Si aún tienes dudas de los beneficios de la facturación electrónica, te recomendamos la visión del CEO de Q·enta, Juan Carlos Suárez: La facturación electrónica, ¿el primer paso para la revolución digital?

En caso de que aún no estés registrado como facturador electrónico, puedes conocer un paso a paso fácil de seguir: Facturación electrónica: Cómo registrarte en 5 pasos

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